就活での面接後には、お礼メールは送った方がいいのでしょうか。送る場合はどのような文面で、いつ送ればいいのでしょうか。面接後のお礼メールについて悩んでいる方も多いでしょう。
今回は、面接のお礼メールは必要か、お礼メールの書き方や注意点を紹介していきます。
面接のお礼メールは必要なのか
そもそも、面接のお礼メールは必要なのでしょうか。「社会人としての礼儀だからお礼メールをすることは当たり前」「面接の評価に関係する」などと聞いたことがあるかもしれません。
面接後のお礼メールがマナーとして必要なのか、メールを送ると選考が有利になるのか説明します。
社会人のマナーとしてお礼を伝える
そもそも面接のお礼メールは、忙しい中わざわざ面接の場を設けてくれた担当者へのお礼を伝えることが大きな目的です。これは社会人としてのマナーとも言えます。
就活生の中には「お礼メールを送って迷惑だと思われたらどうしよう」と悩む方もいるかもしれませんが、お礼メールを送るか迷っているのであれば送るのがベストです。
面接の話が勉強になった、とてもよくしてもらったのでひと言お礼を伝えたい、と思ったらぜひ感謝の気持ちをメールで伝えましょう。
お礼メールを送ることで有利になるのか
お礼メールを送ると選考で有利になる、と耳にしたことはありませんか。しかしほとんどの場合、面接のお礼メールが選考の結果に関わることはありません。なぜなら選考での評価は面接中に行われるからです。
お礼のメールを送ること自体は問題ありません。例えば、特に志望度が高い企業の面接を受けた後に、より熱意を伝えたいのであれば感謝の他に自身の熱意や気持ちを伝えても良いでしょう。
「選考で有利になるから」「印象をよくしたいから」とお礼メールを送るのはおすすめできません。お礼メールがではあくまで「感謝の気持ち」を伝える目的で送りましょう。
日程調整をしてもらった場合は必ずお礼メールを送る
面接の日程変更をお願いした場合は、日程調整に対するお礼を添えて必ずメールを送りましょう。
「日程の調整をしていただきありがとうございました」と、手間をかけてくれたことに対する感謝の気持ちを伝えると良いです。
面接のお礼メールの書き方
面接の後に担当者に感謝を伝えたいとき、どのようにお礼メールを書けばいいのでしょうか。
メールを執筆するときに重要なのは、相手に配慮した読みやすさとマナーを意識することです。
お礼メールの書き方のポイントは、
・わかりやすい件名をつける
・伝える情報は簡潔に
・テンプレートになりすぎないように
・返信不要の一言を添える
実際のメールの書き方について、例文を交えながら解説していきます。
お礼メールの件名の書き方
メールを書く時に重要なのが「メールの件名」です。どんな内容のメールなのかわかりやすい件名をつけましょう。
メールの件名では「面接のお礼のメールであること」「自分の名前」を入れます。
＜件名の例＞
・【〇〇大学 名前】本日の面接のお礼
・二次面接のお礼（〇〇大学 名前）
「本日のお礼」「面接について」「選考について」や、名前と大学名のみの件名はメールの内容がわからないためNGです。
わかりやすい件名にすることで、受け取った担当者は今見る内容かどうかを判断しやすくなります。忙しい相手への配慮は社会人のマナーとして押さえておきましょう。
本文の内容や書き方
お礼メールの本文はビジネスメールの形式に則り、簡潔に感謝の言葉を述べましょう。
本文の内容は以下の通りです。
1．宛先
2．ビジネスマナーに則った挨拶
3．面接への感謝の言葉
4．熱意が伝わる内容
5．結びの言葉
6．署名（自身の所属・名前・連絡先）
実際のお礼メールの例文をご紹介します。
＜例文＞
ーーー
株式会社〇〇
人事部採用課
〇〇 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の■■（氏名）です。
本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。
〇〇様から現場でのお話を伺うことで入社後のイメージが明確になり、
ますます貴社への志望度が上がりました。
またお会いする機会などあるかと存じますが、その際は何卒よろしくお願いいたします。
ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。
改めて、本日は誠にありがとございました。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
■■（氏名）
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Mail：XXX@XXX.jp
ーーー
テンプレートにならないように、面接で話した内容や会社への熱意を添えると良いでしょう。
結びの言葉の選び方
本文の最後には相手の負担を下げるために「ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。」など、返信不要の旨を記載しましょう。
加えて、改めて面接のお礼や今後についての結びの言葉があると、文章がきれいにまとまります。
＜結びの言葉の例＞
・引き続き何卒よろしくお願いいたします。
・本日は誠にありがとうございました。
・重ねまして、この度はお忙しいところ面接の機会を設けていただきありがとうございました。
・末筆ではございますが、貴社のご発展を心より祈り申し上げます。
何度も選考を受けている会社に同じ文面を送ると、テンプレートと感じられてしまうこともあります。結びの言葉をいくつか用意しておくと便利です。
面接のお礼メールを書く上での注意点
普段形式的なメールを書く機会が少ないため、ビジネスメールに慣れていない就活生も多いでしょう。
お礼メールを受け取る相手は社会人なので、ビジネスの場にふさわしくない書き方をしてしまうと、面接官に悪い印象を与えてしまうかもしれません。次に、お礼メールを書く時の注意点やビジネスマナーを解説していきます。
お礼メールは必ず丁寧に書く
お礼メールは「言葉遣い」と「誤字脱字」に注意して丁寧なお礼メールを書きましょう。
どんなにカジュアルな面接であっても、友達に送るような馴れ馴れしい言葉づかいはNGです。例えば「〜でしたね笑」や「面白かったですw」などの言葉遣いはマナー違反。面接のメールで「笑」「ｗ」などは避けましょう。
また誤字脱字や敬語の間違い、名前の間違いにも注意が必要です。他の企業に送ったお礼メールをコピーした時に、会社名や担当者名が別の企業のままだったり漢字の間違いがあったりすると失礼にあたります。
お礼メールは丁寧に書くことを意識して、送信前に誤字脱字や言葉遣いのチェックを忘れずに行ないましょう。
絵文字などは使わない
お礼メールで絵文字や顔文字の使用は厳禁です。
どれだけ面接官と打ち解けても、「ありがとうございました^^」などの顔文字や「よろしくおねがいします♪」など記号を使うのは避けてください。
ベンチャーやIT企業などフランクな社風の企業とのやりとりでは、企業から頂くメールがカジュアルな文体で来ることもあります。ある程度相手の雰囲気に合わせることも良いですが、就活でのやりとりにおいては丁寧な文体で送ることがベストです。
先方が絵文字や記号を使っていても、学生から送るメールでは控える方がベターです。
パソコンで作成するようにする
お礼メールや日程調整の連絡など、企業にメールを送る際はスマホではなくパソコンで作成するのがおすすめです。
スマホでは問題のない改行でもパソコンで見るとバランスが崩れることがあります。企業の採用担当者は基本的にパソコンのメールを利用しているので、相手の環境と同じものを使うと違和感がないメールが作成できます。
また、スマホの設定によっては「iPhoneから送信」などの署名が記載されたまま送ってしまう場合もあるので、就活でメールをスマホから送るときには注意しましょう。
面接のお礼メールを送るタイミング
「お礼メールを送りたいけど、送るタイミングがわからない」「メールを送っても失礼にならない時間はいつだろう？」と、面接後、感謝の気持ちを伝えるためにお礼メールを作成したはいいけど、送るタイミングがわからないなんてこともあるでしょう。
次に、面接後のお礼メールを送るタイミングや送る際の注意点を紹介していきます。
当日か翌日までには送る
お礼メールはできるだけ早く、面接を受けた当日に送りましょう。
社会人のマナーでも連絡はスビードが大事で、特にお礼の連絡は当日に送ることが一般的です。採用担当者は1日に多くの学生と面接をしているので、面接時の印象が残っているうちにメールをすると思い出してもらいやすくなります。
また、メールは会社の業務時間内に送るのがベストです。面接の時間が遅く、業務時間外の連絡になってしまう場合は、「夜分に失礼いたします」と一言添えるか、翌日の午前中に送りましょう。
毎回送るべきか
面接が複数回ある場合、毎回お礼メールを送るべきでしょうか悩む方も多いでしょう。
面接ごとにお礼メールを送ることはもちろん問題ありませんが、毎回形式的な内容を送らないように気をつけましょう。テンプレートや前回のメールを使いまわすと、事務的な印象を持たれてしまい逆効果になる可能性もあります。
面接でお礼メールを送る場合は感謝の言葉とともに、それぞれの面接で感じたことを一言添えましょう。
面接のお礼メールの送付先
いざ面接後にお礼メールを出そうと思っても、「面接官が複数人いた場合は全員に出した方がいい？」「連名で出したら失礼になるのかな？」と迷うことや、「面接官の名前や連絡先を忘れてしまった」なんてこともあるでしょう。
次に、面接官が複数人いた場合や連絡先がわからない場合のお礼メールの送付先について解説していきます。
面接官が複数人いたとき
多くの場合、面接は複数人で行われます。面接担当者が複数いた場合には誰に宛ててメールをするべきでしょうか。
面接官が複数人いた場合、それぞれの担当者に個別にメールを送る必要はありません。代表者または担当者だけにメールを送れば十分です。また、連名にしたり、名前がわからない場合「採用担当者様」と一括りで送ったりしても問題ありません。
名前や連絡先を忘れたとき
就職の面接時に、面接官と名刺の交換をする機会は少ないです。面接中に面接官の自己紹介があっても、面接官が複数人いたり緊張して名前を忘れたりすることもあるでしょう。
名前を記憶していないときのお礼メールの宛名や送付先は「面接ご担当者様」「面接官の皆さま」と書いても問題ありません。名前はわからないけど担当者にお礼の気持ちは伝えたい場合は、このような表現を使うと良いでしょう。
また、面接官の名前はわかるけれど個別の連絡先がわからない場合は、採用担当者の連絡先にお礼のメールを送り、本文に「面接を担当していただいた〇〇様、〇〇様にもよろしくお伝えくださいませ」と書きましょう。
面接のお礼メールの返信に対する返信は必要か
返信不要の旨を記載した場合でも、「連絡ありがとう」や「メール確認しました」と返信してくれる企業があります。お礼メールに返信があった時に「返信への返信」をどうすればいいか迷う学生も多いはず。
返信が着た場合の返信はどのように返せばいいのでしょうか。お礼メールの返信への対処法を例文も交えてご紹介します。
お礼メールの返信に返信する時のポイント
お礼メールに返信をいただいた場合は必ず返信をしましょう。ビジネスマナーとして、やり取りはなるべく自分が送ったメールで終わらせた方がベターです。
返信する時のポイントは、以下です。
・24時間以内返信する
・本文や件名は書き換えない
・内容を簡潔に書く
返信の内容は次の項目で例文を紹介しているので参考にしてください。
返信の本文は簡潔な内容にする
面接のお礼はすでに伝えてあるため、返信メールに返信するときの本文は簡潔にまとめましょう。
忙しい中返信をいただいたことへのお礼に加え、一言を添えるとより丁寧なメールになります。
＜例文＞
ーーー
お世話になっております。
〇〇大学の■■（氏名）です。
お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。
それでは、選考結果のご連絡お待ちしております。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
ーーー
お礼メールの内容への返信があった場合には、返信の内容に沿った言葉を入れるなど、例文をベースに企業とのやりとりに合わせたメールを作成しましょう。
面接のお礼メールを書く場合は丁寧に書き好印象を与えよう
面接のお礼メールを書くことは選考の評価に影響しないと言っても、相手に好印象を与えることは確かです。
一方、マナーや言葉づかいが正しくないと、悪い印象を与えてしまうこともあります。
お礼メールを送る際は言葉遣いや書式に注意しながら丁寧に文章を作り、時間をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
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